TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE FISIO FILE

Última actualización: 07 de abril del 2025

1. Aceptación de los Términos

Los presentes términos y condiciones representan un contrato legalmente vinculante (el "Acuerdo") entre usted (el "Usuario") y J&G Solutions, operando bajo el nombre comercial "Fisio File", una empresa debidamente constituida conforme a las leyes de la República de Costa Rica, identificada con la cédula jurídica número 3-102-773593. La aceptación de estos términos es requisito indispensable para poder acceder y utilizar el Servicio. Al iniciar el uso del Servicio, usted manifiesta su conformidad total con este Acuerdo y se compromete a cumplirlo sin reservas.

Al acceder al Servicio, usted declara y garantiza que: (i) lo hace de manera voluntaria y consciente; (ii) acepta todas las cláusulas del presente Acuerdo; (iii) cuenta con la capacidad legal necesaria para obligarse en los términos aquí descritos; (iv) ha leído y comprendido el contenido completo del mismo; y (v) cumple con los requisitos necesarios para ser parte de este acuerdo.

2. Definiciones

• Plataforma: Aplicación en la nube Fisio File, destinada a gestión de expedientes electrónicos, agendas y facturación electrónica para profesionales en fisioterapia.
• Datos Sensibles: Información de salud de pacientes regulada por la Ley No. 8968 (Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales).
• Facturación Electrónica: Sistema regulado por la Dirección General de Tributación (DGT) de Costa Rica (Resolución DGT-R-48-2016).
• Servicio: Plataforma de software bajo modalidad de suscripción que ofrece un expediente electrónico para profesionales de la salud, permitiendo almacenar de manera segura la información de los pacientes y gestionar su historial clínico. La plataforma está alojada en la nube para facilitar el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Sus características principales incluyen:
  • Expediente Electrónico: Datos básicos, anamnesis, almacenamiento de archivos, historial médico, etc.
  • Agenda Digital: Gestión de citas.
  • Facturación Electrónica: Emisión, recepción y respaldo de comprobantes electrónicos según las normativas del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
• Suscriptor: Persona física o jurídica que se suscribe al Servicio y adquiere las responsabilidades establecidas en este Acuerdo.
• Usuario: Individuo autorizado por el Suscriptor para utilizar el Servicio en su nombre. El Suscriptor es responsable de que el Usuario cumpla con todas las obligaciones de este Acuerdo.
• Perfil de Usuario o Rol de Seguridad: Conjunto de permisos asignados a un usuario que determina las acciones que puede realizar dentro de la plataforma.

3. Registro y Cuentas

3.1. Requisitos:

• Solo podrán registrarse profesionales en fisioterapia debidamente con permiso legal para ejercer.
• Prohibido registrar menores de edad.

3.3. Confidencialidad:

Usted es responsable de mantener la seguridad de su cuenta y notificar accesos no autorizados.

4. Uso de la Plataforma

4.1. Expedientes Electrónicos:

Usted garantiza que los datos de pacientes se recopilan con consentimiento informado, conforme al Código de Salud (Ley No. 5395) y la Ley No. 8968. Fisio File actúa como encargado del tratamiento de datos, según el Artículo 9 de la Ley No. 8968.

4.2. Facturación Electrónica:

La Plataforma genera comprobantes electrónicos válidos ante la DGT. Usted es responsable de verificar su precisión y cumplir con las obligaciones fiscales.

4.3. Prohibiciones:

• Usar la Plataforma para fines ilegales o no relacionados con la fisioterapia.
• Compartir datos de pacientes sin autorización expresa.

5. Inicio del servicio:

El servicio se activa una vez que el Suscriptor y su(s) Usuario(s) aceptan las condiciones y eligen entre un periodo de prueba gratuita por 10 días o una suscripción.

Opción 1: Autogestión en la plataforma

1. Selección del paquete: El Suscriptor elige el plan en www.fisiofile.com.
2. Formulario de registro: Completa un formulario con información personal, correo, contraseña y nombre de la compañía.
3. Aceptación y pago: Confirma los términos y registra su método de pago (si aplica).
4. Activación por correo: Recibe un email de confirmación con un enlace para verificar su cuenta.

Opción 2: Asistencia personalizada

1. Contacto inicial: El Suscriptor se comunica con un ejecutivo de Fisio File.
2. Registro guiado: El representante guía al Suscriptor para completar el registro y pago, brindando soporte presencial o remoto.

Acceso al sistema

Una vez activada la cuenta, se puede ingresar a la plataforma mediante la página de inicio de sesión o un enlace directo del correo de confirmación.

6. Protección de Datos

6.1. Responsabilidades del Profesional:

Usted es el responsable último de los datos de pacientes almacenados en la Plataforma. Debe implementar medidas de seguridad adicionales como contraseñas robustas y autenticación en dos pasos.

6.2. Almacenamiento:

Los datos se guardan en servidores con cifrado SSL/TLS. Fisio File no accederá a su contenido salvo por requerimiento judicial o autorización expresa.

6.3. Derechos ARCO:

Los pacientes pueden solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición de sus datos a través de usted.

7. Propiedad Intelectual

Fisio File es titular del software, marcas y diseños de la Plataforma. Se prohíbe su copia, modificación o uso comercial no autorizado.

8. Limitación de Responsabilidad

Fisio File no se responsabiliza por:

• Daños derivados de un uso incorrecto de la Plataforma.
• Errores en facturación electrónica por información proporcionada por el Profesional.
• Interrupciones del servicio por causas de fuerza mayor.

9. Tarifas y Pagos

El Suscriptor deberá pagar el monto correspondiente al plan seleccionado, cuyos costos se pueden consultar en https://www.fisiofile.com. El tipo de cambio de dólares a colones será el de venta definido por el Banco Central de Costa Rica. Los pagos son mensuales o anuales, por adelantado, con tarjeta de crédito o débito Visa o MasterCard.

Fisio File puede variar la tarifa con un aviso de 45 días naturales. Si el Suscriptor no cancela el servicio, se entenderá que acepta la nueva tarifa.

En caso de problemas con el pago, Fisio File notificará al Suscriptor. Se realizarán intentos de cobro diarios por siete días naturales después del vencimiento. Pasado este período, el acceso al Servicio será suspendido hasta que se resuelva la situación del cobro.

Fisio File no realizará devoluciones de dinero bajo ninguna condición.

10. Terminación del Servicio

El Suscriptor puede cancelar el servicio en cualquier momento desde la sección "Cuenta" en la plataforma, seleccionando "Darse de baja". Esta acción solo puede ser realizada por el Suscriptor que contrató el servicio.

No se realizarán reembolsos por períodos de suscripción no utilizados.

Al cancelar, el Suscriptor podrá solicitar la exportación de sus datos, los cuales serán entregados en formato Microsoft Excel (.xlsx). Los registros de facturación se exportarán en PDF y XML. La estructura de la base de datos es propiedad intelectual de Fisio File y no será entregada.

Fisio File se reserva el derecho de cancelar una cuenta por incumplimiento de los términos, notificando al Suscriptor con 14 días naturales de antelación.

Tras la cancelación, Fisio File enviará un enlace para descargar la información. El Suscriptor tendrá 15 días naturales para descargar los datos y 5 días para presentar reclamos. Después de los 15 días, Fisio File podrá eliminar la información de sus servidores de forma definitiva.

11. Legislación Aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de Costa Rica, y cualquier disputa se resolverá en los tribunales de San José.

12. Modificaciones

Fisio File puede actualizar estos Términos, notificando a los usuarios. El uso continuado del servicio implica la aceptación de las modificaciones.